Teknogav.com - Transformasi digital dibutuhkan oleh semua organisasi yang ingin tetap dapat bertahan dengan kemajuan teknologi. Tak hanya perusahaan, pemerintah pun mulai menggiatkan transformasi digital demi meningkatkan pelayanan bagi rakyat, salah satunya adalah Keimigrasian Indonesia. Lembaga tersebut berusaha meningkatkan mutu layanan paspor mereka melalui WhatsApp.

Ketika hendak pergi keluar negeri, baik itu untuk kepentingan pekerjaan, belajar atau sekedar melancong, dibutuhkan paspor. Sayangnya dahulu proses pengajuan pembuatan paspor perlu birokrasi yang rumit dan lama. Nah, seiring dengan semangat kerja pemerintahan baru yang mau berubah, Keimigrasian Indonesia pun menerapkan teknologi untuk mempermudah proses tersebut.

Keimigrasian melakukan inisiatif untuk membuka kanal informasi cara mengajukan permohonoan paspor di Kantor Imigrasi Kelas I Non TPI Jakarta Pusat. Kanal tersebut diluncurkan pada 2019 lalu dalam bentuk WhatsApp SIGAP di nomor +628118539333. Layanan bisa diperoleh dengan mengirim pesan teks untuk mengetahui informasi atau memberikan masukan berupa apresiasi dan aspirasi. Balasan dari aplikasi ini berupa menu informasi yang ingin diketahui, diantaranya adalah:

• Persyaratan permohonan paspor
• Tata cara antrian pengambilan paspor
• Tata cara pembayaran
• Status permohonan paspor
• Masukan berupa apresiasi dan aspirasi

“Kini dunia makin terhubung dan bersifat customer-centric, masyarakat berharap kebutuhan mereka dapat terpenuhi secara cepat dan efisien. Kami sadar akan hal ini sehingga berupaya memanfaatkan teknologi dan menanamkan pola pikir yang berpusat pada konsumen untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat,” ujar Sam Fernando, Kasubbag Humas Direktorat Jenderal Imigrasi.

Ditjen Imigrasi sebelumnya juga sudah menerapkan WhatsApp untuk reservasi waktu pengurusan paspor sehingga dapat mengurangi antrean. Pemohon akan menerima balasan berisi nomor reservasi, waktu dan tanggal untuk mengurus paspor. Kini reservasi tersebut bisa dilakukan menggunakan aplikasi Layanan Paspor Online.

Langkah transformasi digital tersebut berhasil mengubah cara berkomunikasi antara pemerintah dan masyarakat. Berdasarkan data indeks kepuasan masyarakat untuk layanan publik yang diterbitkan Direktorat Jenderal Imigrasi Republik Indonesia pada tahun 2018, sebagian besar masyarakat mendapatkan informasi pembuatan paspor melalui kanal-kanal digital Kantor Keimigrasian. WhatsApp merupakan salah satu pilihan terbaik untuk memperbaiki layanan di Keimigrasian.

“Para ahli IT kami sangat merekomendasikan WhatsApp yang menerapkan enkripsi ujung-ke-ujung. Faktor enkripsi menjadi alasan kami memilih aplikasi tersebut menjadi portal komunikasi kami dengan masyarakat. Keamanan tersebut dibutuhkan karena informasi yang mereka bagikan merupakan data pribadi,” lanjut Sam.

Enkripsi ujung-ke-ujung (end-to-end encryption) WhatsApp memastikan pesan yang dikirim hanya bisa dibaca oleh pengirim dan penerima yang sedang berkomunikasi. Tak ada pihak lain yang menjadi perantara atau dapat mengintip pesan tersebut, bahkan WhatsApp sekalipun.

Pemohon paspor kini hanya perlu menyerahkan dokumen yang dibutuhkan dan melakukan pengambilan foto saat datang ke kantor Keimigrasian. Pengecekan status paspor dapat dilakukan melalui WhatsApp, setelah status menginformasikan paspor sudah jadi, pemohon bisa langsung mengambil ke kantor Keimigrasian.

Bagi pemerintah, digitalisasi memungkinkan memberikan pelayanan publik yang lebih baik dengan mengurangi birokrasi dan mengindari praktik calo dan pungutan liar. Inisiatif membuka kanal digital dapat menyingkirkan rutinitas yang tak dibutuhkan seperti pemakaian kertas untuk formulis dan calo yang berkeliaran.