Teknogav.com - Institusi perbankan saat ini menghadapi banyak tantangan di tengah berlangsungnya pandemi yang melanda dunia. Berbagai tantangan tersebut mencakup tingkat suku bunga yang rendah dan teknologi yang makin menentukan harapan nasabah. Dampak pandemi pun memicu meningkatnya pengajuan restrukturisasi pembiayaan dan konsolidasi utang.

Ramailnya pasar pejualan properti mengharuskan lebaga keuangan mencari keseimbangan antara tingginya permintaan nasabah dan pelayanan yang cepat dan mulus. Hal ini dibutuhkan agar tak kalah dalam persaingan. Kemampuan lembaga keuangan untuk bisa lincah menyesuaikan diri dan merespon perubahan sangat penting di industri yang tumbuh pesat. Pentingnya kemampuan tersebut untuk bisa menaikkan posisi dan menyajikan pengalaman kredit modern dari nasabah.

Tidak Efisiennya Proses KPR Konvensional

Pemrosesan pengajuan KPR merupakan salah satu proses yang potensial untuk ditingkatkan. Sektor ini masih menjadi lini yang berkontribusi besar pada pendapatan bank. Sayangnya pemrosesan pengajuan KPR yang kebayakan masih berbasis kertas sering kali lambat dan tidak efisien. Setiap tahap membutuhkan kegiatan untuk melakukan fotokopi, faksimili, pemindaian, pencetakan dan memasukkan data secara manual. 

Baca juga: Kofax Paparkan Perjalanan Transformasi Alur Kerja Digital untuk Penanganan Bisnis

Penyelesaian proses pengajuan KPR tersebut membutuhkan waktu lebih dari satu bulan, dan rata-rata atu paket dokumen berisi sekitar 400-500 halaman. Pada umumnya waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk memproses KPR adalah 49 hari sejak pengajuan KPR sampai persetujuan dan penguuran dana.

Risiko Penggunaan Teknologi untuk Pemrosesan Pengajuan KPR

Tentunya proses bisa lebih cepat jika memanfaatkan teknologi yang diharapkan bisa menjadi sarana untuk mengoptimalkan proses. Sayangnya teknologi informasi pintar seperti peranti multifungsi (MFD), smartphone dan tablet memiliki kerentanan yang berisiko pelanggaran persyaratan regulator oleh bank. Informasi yang bersifat pribadi seperti identitas pribadi nasabah berisiko bocor di setiap tahap pemrosesan dokumen kertas atau informasi terkait KPR. Kebocoran tersebut dapat terjadi aat dokumen dibuat, dipindai, difotokopi, dicetak, dikirim melalui faksimili atau email.

Kondisi ini diperparah dengan makin banyaknya orang yang bekerja jarak jauh sebagai dampak pandemi. Risiko pemrosesan pengajuan KPR tersebut terjadi di luar jaringan aman milik lembaga keuangan pun makin besar.

Penerapan Automasi oleh Perusahaan

Sebenarnya automasi sudah mulai dilakukan perusahaan-perusahaan sebelum pandemi. Tujuan automasi ini adalah untuk mengurangi penggunaan dokumen kertas sehingga lebih ramah lingkungan dan mengurangi kerja manual. Berdasarkan data penelitian Forrester Consulting, hampir semua perusahaan sudah menerapakn automasi sampai tingkat tertentu di berbagai fungsi. Penerapan automasi ini dilakukan baik di fungsi front office maupun back office.

Baca juga: Solusi Automasi Pintar Kofax Percepat Pemrosesan Dokumen dan Data Keuangan

Penerapan ini pun dilakukan oleh industri perbankan. Sebagian besar bank sudah mengadopsi pengajuan KPR secara digital, sayangnya automasi proses di back office belum banyak dilakukan. Akses online ke dokumen kredit sudah disediakan bank, tetapi transisi penuh ke alur kerja tanpa kertas belum sepenuhnya dilakukan. Sebagian besar perbankan tersebut pun masih bergantung pada dokumen dan tugas manual.

Zakir Ahmed, Senior Vice President & GM - Asia Pasifik & Jepang, Kofax pun memaparkan hal-hal yang perlu dilakukan perbankan. Menurutnya perbankan harus melakukan hal-hal berikut ini agar bisa bersaing:

• taat peraturan dan efisien dalam pemrosesan KPR.
• memindai dokumen dan informasi secara elektronik demi mengurangi penggunaan kertas
• automasi langkah dan alur kerja manual yang juga akan menekan biaya
• memperketat keamanan dan kendali dalam penggunaan kertas atau pengiriman informasi
• menyederhanakan proses berbagi informasi antar unit bisnis sambil memberikan pengalaman positif dan menyenangkan bagi nasabah.

Automasi pemrosesan pengajuan KPR dari hulu ke hilir akan meminimalisir risiko kesalahan manusia, dan risiko pelanggaran kepatuhan. Perbankan pun bisa meningkatkan cross-selling dan retensi nasabah, serta secara signifikan menghemat biaya operasional.

Baca juga: Automasi Utang-Piutang, Kofax Integrasikan ReadSoft Online dan Microsoft Dynamics 365

Lima Langkah Simplifikasi dan Efisiensi Proses

Pada Februari 2021, Bank Indonesia memangkas suku bunga acuan menjadi 3,5%. Kegiatan pembiayaan ulang pun bisa meningkat, seiring pemulihan pasar properti di Asia Pasifik yang berkelanjutan.  Perbankan perlu untuk mempunyai pendekatan pemrosesan pengajuan KPR yang canggih, efisien, taat aturan dan mudah digunakan untuk menunjang pemulihan pasar.

Zakir Ahmed juga mengemukakan lima langkah yang bisa dilakukan perbankan untuk mempercepat proses KPR yang efisien dan aman melalui automasi. Berikut ini adalah kelima langkah tersebut:

1. Digitalisasi dilakukan dari sumbernya. Automasi memungkinkan pemindaian dan pendistribusian seluruh dokumen dan informasi nasabah yang aman dan otomatis ke sistem KPR bank saat diambil.
2. Automasi tugas manual yang rawan kesalhan. Teknologi mempercepat penanganan dan pemrosesan dokumen kredit, meningkatkan akurasi dan menghindari penundaan yang disebabkan  input data secara manual. Gunakan teknologi print-and-capture, ekstraksi data otomatis, pengidentifikasian jenis dokumen, perbaikan dan penajaman foto, penghapusan halaman foto dan pemindaian dua sisi.
3. Menerima dokumen dari segala sumber input. Ketidak lengkapan dokumen tak menjadi alasan keterlambatan proses. Berikan keleluasaan bagi nasabah untuk mengirim dokumen yang dibutuhkan melalui berbagai opsi. Pengiriman tersebut dapat menggunakan pemindai,, email, formulir berbasis web, faksimili, smartphone dan lain-lain.
4. Meningkatkan akurasi dan pengalaman digita nasabah.Sediakan fitur-fitur seperti pengisian otomatis pengajuan kredit dan tangkapan data otomatis dari foto identitas atau dokumen lain. Transfrer dokumen segera dari kantor cabang ke kantor pusat, dan tampilkan status pengajuan kredit tersebut yang mudah dilihat.
5. Kepatuhan dengan memastikan dokumen yang berisi data sensitif dan identitas pribadi tak bisa dipindai, disalin, dicetak, atau dikirim tanpa izin. Terapkan juga keamanan pada perangkat seluler dan pekerja jarak jauh.

Perusahaan-perusahaan yang masih bergantung pada proses manual berbasis kertas atau tak menerapkan automasi sepenuhnya akan sulit bersaing. Mereka akan kalah dengan perusahaan-perusahaan yang sudah berhasil melakukan transformasi digital pada seluruh kegiatan operasional. Perbankan dapat memaksimalkan automasi dan tranformasi pemrosesan pengajuan KPR untuk mulai beroperasi digital layaknya bank masa depan.